Ochrona danych osobowych

W związku z wejściem w życie z dniem 25.05.2018 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony danych osobowych przekazujemy Ci wymagane informacje związane z ochroną i przetwarzaniem Twoich danych w firmie IN-Software Polska Sp. z o.o.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem jest IN-Software Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Ziębicka 25. Jest to podmiot, który decyduje o tym, w jaki sposób będą wykorzystywane gromadzone dane.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji na temat jak przetwarzane są moje dane?

Dane kontaktowe:

mail: biuro@in-software.com

strona internetowa: www.in-software.pl

adres do korespondencji: IN-Software Polska Sp. z o.o. ul. Ziębicka 25, 60-164 Poznań

Jak weszliśmy w posiadanie Twoich danych?

Otrzymaliśmy je od Ciebie podczas zawierania umowy z nami lub podałeś je nam podczas rozmowy z nami lub też w formularzu kontaktowym na naszej stronie internetowej.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych przez IN-Software Polska Sp. z o.o.?

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, którą zawarliśmy z Tobą przy sprzedaży oprogramowania, w tym do:

- wykonania aktualizacji oprogramowania
- obsługi zgłoszeń, które do nas kierujesz przez Hotline
- obsługi reklamacji

Przetwarzamy Twoje dane również do celów podatkowych i rachunkowych, ponieważ wymagają od nas tego przepisy prawne.

Twoje dane przetwarzamy również z uwagi na prawnie uzasadniony interes IN-Software Polska Sp. z o.o., na który składa się przykładowo:

- wysłanie e-maili, fax-ów, SMS-ów, wykonywanie telefonów z informacjami od nas
- prowadzenie windykacji należności, mediacji, postępowań sądowych
- prowadzenie statystyk

Jeżeli podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest udzielona przez Ciebie zgoda na przetwarzanie danych osobowych, możesz ją cofnąć w każdym momencie przesyłając stosowny wniosek na adres IN-Software Polska Sp. z o.o. ul. Ziębicka 25, 60-164 Poznań.

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Nie jest to konieczne jednak, jeśli Twoją wolą jest zawrzeć z nami umowę, musisz udostępnić nam takie informacje jak nazwę firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail, NIP, osoba kontaktowa.

Jeśli z jakiegoś powodu nie podasz tych danych osobowych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z Tobą umowy. Przepisy obowiązującego nas prawa mogą również wymagać podania innych danych niezbędnych do celów rachunkowych, podatkowych itp. Wyłączając te przypadki, padanie przez Ciebie danych jest dobrowolne.

Jakie uprawnienia przysługują Ci wobec IN-Software Polska Sp. z o.o., jeśli chodzi o przetwarzanie danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz o prawie do przenoszenia danych. Prawo do usunięcia danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania czy też prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych może być realizowane w przypadkach wskazanych we właściwych przepisach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych; w szczególności - nie ma ono zastosowania w przypadku zobowiązań, które zostały prawnie zawarte ze względu na wymogi prawne związane z dochodzeniem roszczeń oraz z przepisami podatkowymi.

Masz prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie na przetwarzanie danych, jednakże cofnięcie to pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem

Przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi związanej z przetwarzaniem przez IN-Software Polska Sp. z o.o. danych osobowych do organu nadzorczego. Takim organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Komu IN-Software Polska Sp. z o.o. udostępnia Twoje dane osobowe?

IN-Software Polska Sp. z o.o. nie przekazuje innym podmiotom Twoich danych osobowych z wyjątkiem naszego biura rachunkowego do celów księgowych. Ponadto możemy przekazać Twoje dane osobowe organom publicznym walczącym z oszustwami i nadużyciami.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane są przechowywane przez czas obowiązywania umowy zawartej z Tobą, a także po jej zakończeniu po to, by:

- wykonywać zawarte z Tobą umowy przez okres ich obowiązywania,
- wykonać obowiązki, które wynikają z przepisów prawa, w szczególności wynikające z przepisów rachunkowych i podatkowych oraz przepisów
  o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
- dochodzić roszczeń w związku z wykonywaniem umowy, nie dłużej jednak niż do dnia przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.

Do celów marketingowych Twoje dane są przechowywane przez czas obowiązywania umowy lub do momentu zgłoszenia sprzeciwu.

Czy Twoje dane są przykazywane do państw trzecich lub poza EOG?

Nie, twoje dane nie są przekazywane do państw trzecich i poza EOG oraz do innych organizacji międzynarodowych.

Czy przetwarzamy dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie?

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, bez używania profilowania. 

 

W związku z wejściem w życie z dniem 25.05.2018 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony danych osobowych przekazujemy Ci wymagane informacje związane z ochroną i przetwarzaniem Twoich danych w firmie IN-Software Polska Sp. z o.o.

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem jest IN-Software Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Ziębicka 25. Jest to podmiot, który decyduje o tym, w jaki sposób będą wykorzystywane gromadzone dane.

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji na temat jak przetwarzane są moje dane?

Dane kontaktowe:

mail: biuro@in-software.com

strona internetowa: www.in-software.pl

adres do korespondencji: IN-Software Polska Sp. z o.o. ul. Ziębicka 25, 60-164 Poznań

Jak weszliśmy w posiadanie Twoich danych?

Otrzymaliśmy je od Ciebie podczas zawierania umowy o pracę, umowy o dzieło z nami lub podałeś je nam w dokumentach rekrutacyjnych.

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych przez IN-Software Polska Sp. z o.o.?

Dane osobowe Kandydatów będą przetwarzane wyłącznie w celach rekrutacyjnych, wyłącznie na stanowisko, na które aplikuje Kandydat, przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji i wyłonienia kandydata.

Dane osobowe pracowników będą przetwarzane wyłącznie w celach:

- realizacji umowy o pracę zawartej z IN-Software Polska (w celu wypłaty wynagrodzenia, rozliczenia kosztów delegacji itp.);
- wypełniania obowiązków prawnych ciążących na IN-Software Polska w związku z zatrudnianiem pracowników, w szczególności na podstawie przepisów prawa pracy;
- dochodzenia roszczeń, prowadzenia postępowań sądowych i windykacyjnych;
- w zakresie szczególnych kategorii danych osobowych IN-Software Polska przetwarza je do celów profilaktyki zdrowotnej i medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy;

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:

- art. 6 ust. 1 b) Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO i umowa o pracę;
- w zakresie danych wrażliwych (art 9 ust.2 lit. b RODO);
- obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w odniesieniu do uzasadnionego interesu administratora.

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Nie jest to konieczne jednak, jeśli kandydat chce zawrzeć z nami umowę o pracę lub uczestniczyć w procesie rekrutacji nowego pracownika, musi udostępnić nam dane, których zakres określa kodeks pracy.

W przypadku pracownika podanie danych osobowych jest obowiązkowe i stanowi warunek zawarcia i realizacji umowy o pracę, a źródłem uprawnienia administratora do ich żądania są właściwe przepisy kodeksu pracy, w szczególności art. 221.

Jakie uprawnienia przysługują Ci wobec IN-Software Polska Sp. z o.o., jeśli chodzi o przetwarzanie danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich Twoich praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz o prawie do przenoszenia danych. Prawo do usunięcia danych osobowych, ograniczenia ich przetwarzania czy też prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych może być realizowane w przypadkach wskazanych we właściwych przepisach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych; w szczególności - nie ma ono zastosowania w przypadku zobowiązań, które zostały prawnie zawarte ze względu na wymogi prawne związane z dochodzeniem roszczeń oraz z przepisami rachunkowymi, podatkowymi lub z zakresu zabezpieczenia społecznego.

Kandydat ma prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie na przetwarzanie danych, jednakże cofnięcie to pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
Przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi związanej z przetwarzaniem przez IN-Software Polska Sp. z o.o. danych osobowych do organu nadzorczego. Takim organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Komu IN-Software Polska Sp. z o.o. udostępnia Twoje dane osobowe?

W przypadku kandydatów do pracy IN-Software Polska Sp. z o.o. nie przekazuje innym podmiotom Twoich danych osobowych otrzymanych w procesie rekrutacji, z wyjątkiem agencji rekrutacyjnej.

W przypadku pracowników naszej firmy IN-Software Polska Sp. z o.o. może przekazywać Twoje dane następującym odbiorcom:

- podmiotom świadczącym dodatkowe usługi dla Spółki – biuro rachunkowe / podatkowe, audytorzy, biegli rezydenci, doradcy prawni itp.;
- organom administracji publicznej ( np. ZUS, urzędy skarbowe, PFRON);
- banki;
- podmiotom świadczącym dodatkowe usługi dla pracowników, takie jak opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karnety sportowe – wyłącznie, jeżeli pracodawca oferuje takie świadczenia oraz w przypadku korzystania przez Pracownika z tych usług;
- podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi ochrony, BHP, lub inne usługi związane z bieżącą działalnością Spółki, a także dostawcom i serwisantom usług IT – na mocy stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
- organom ochrony prawnej i organom egzekucyjnym – sądom, prokuraturze, policji, Inspekcji Pracy.

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

W przypadku kandydatów do pracy Twoje dane są przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz przez okres, w którym przedawniają się ewentualne roszczenia kandydata, które mogły powstać w związku z rekrutacją, np. z tytułu naruszenia przepisów o równym traktowaniu, a więc 3 lata od końca roku, w którym zakończono rekrutację.

W przypadku pracowników IN-Software Polska Sp. z o.o. Twoje dane są przechowywane przez czas obowiązywania umowy zawartej z Tobą, a także po jej zakończeniu po to, by:

- wykonać obowiązki, które wynikają z przepisów prawa, w szczególności wynikające z przepisów rachunkowych i podatkowych oraz prawa pracy, a w przypadku przepisów ustawy o emeryturach i rentach przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika;

- dochodzić własnych roszczeń lub bronić się przed roszczeniami pracowników powstałymi w związku z wykonywaniem umowy, w obu wypadkach nie dłużej jednak niż do dnia przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.

Czy Twoje dane są przykazywane do państw trzecich lub poza EOG?

Nie, twoje dane nie są przekazywane do państw trzecich i poza EOG oraz do innych organizacji międzynarodowych.

Czy przetwarzamy dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie?

Twoje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, bez używania profilowania. 

 

Niniejsza usługa (dalej zwana „aplikacją”) jest świadczona przez IN-Software (dalej „my” lub „nas”) jako administratora w rozumieniu obowiązującego prawa o ochronie danych.

W ramach aplikacji umożliwiamy klientom rozwiązania IN-Software ERP IN-FORM, którzy podpisali umowę na bieżące utrzymanie i serwis oprogramowania - oprócz innych funkcji, które będą sukcesywnie dodawane do aplikacji - wywoływanie i wyświetlanie informacji zapisanych w oprogramowaniu ERP „IN-FORM”.

Podczas korzystania z aplikacji przetwarzamy dane osobowe. Przez dane osobowe rozumie się wszelkie informacje, które dotyczą zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Ponieważ ochrona Państwa prywatności podczas korzystania z aplikacji jest dla nas ważna, chcielibyśmy przekazać Państwu następujące informacje o tym, jakie dane osobowe przetwarzamy podczas korzystania z aplikacji i jak obchodzimy się z tymi danymi. Ponadto przekażemy Państwu informacje o podstawie prawnej przetwarzania Państwa danych oraz, w zakresie, w jaki przetwarzanie jest niezbędne do ochrony naszych uzasadnionych interesów, także o naszych uzasadnionych interesach.

Niniejsze oświadczenie o ochronie danych można w każdej chwili wywołać w aplikacji: Ustawienia> Informacje prawne> Ochrona danych>Informacje o ochronie danych IN-Software.

Czy są Państwo zainteresowani aplikacją IN-Software APP? Dowiedz się więcej tutaj!

 

Przegląd / spis treści

W naszej informacji o ochronie danych znajdą Państwo następujące informacje:

A. Nasze dane kontaktowe i ogólne informacje o przetwarzaniu przez nas danych

• Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora
• Dane kontaktowe inspektora ochrony danych administratora
• Ogólne informacje o podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych
• Ogólne informacje o usuwaniu i okresie przechowywania danych
• Ogólne informacje o źródłach danych osobowych
• Ogólne informacje o kategoriach, celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych
• Ogólne informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych osobowych

B. Zakres przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem naszej aplikacji

• Informacje zbierane podczas pobierania
• Hosting, serwer i działanie aplikacji
• Informacje zbierane automatycznie w trakcie użytkowania
• Utworzenie konta użytkownika (rejestracja) i zgłoszenie
• Korzystanie z Firebase Crashlytics
• Szyfrowanie transmisji danych aplikacji
• Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego (kraje UE/EOG)

C. Państwa prawa jako osoby, której dane dotyczą

• Prawo do informacji
• Prawo do sprostowania
• Prawo do usunięcia
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania ze względu na uzasadniony interes
• Prawo do odstąpienia od umowy za wyrażoną zgodą
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania ze względu na uzasadniony interes
• Prawo do odstąpienia od umowy za wyrażoną zgodą
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
• Dobrowolne podanie danych
• Prawo do odwołania się do organu nadzorczego
• Zmiany w niniejszej informacji o ochronie danych

A. Nasze dane kontaktowe i ogólne informacje o przetwarzaniu przez nas danych

Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora

Odpowiedzialny w zakresie prawa ochrony danych za gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych jest

IN-Software Polska Sp. z o.o.
ul. Ziębicka 25
60-164 Poznań

Telefon 61 661-71-21
Telefaks +48 61 661-71-22
biuro@in-software.com

www.in-software.pl

Prezes: Janusz Baranowski
Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu
Numer KRS: 0000184967
NIP: PL7811527302

Więcej informacji o naszej firmie znajdą Państwo tutaj Dane firmy .

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych administratora

Inspektor ochrony danych IN-Software Polska Sp. z o.o.
ul. Ziębicka 25
60-164 Poznań

Telefon 61 661-71-21
Telefaks +48 61 661-71-22
e-mail: rodo@in-software.com

Ogólne informacje o podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych

W zakresie przetwarzania przez nas danych osobowych obowiązują następujące zasady:

• Jeżeli od podmiotu danych uzyskamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) ogólnego rozporządzenia unijnego o ochronie danych osobowych (RODO).
• W przypadku przetwarzania danych osobowych wymaganych do realizacji umowy, której stroną jest podmiot danych, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dotyczy to również operacji przetwarzania, które są niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy.
• Jeśli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na naszej firmie, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
• Jeśli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na naszej firmie, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
• Jeśli istotne interesy podmiotu danych lub innej osoby fizycznej wymagają przetwarzania danych osobowych, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. d) RODO.
• Jeżeli przetwarzanie danych jest konieczne dla zabezpieczenia prawnie uzasadnionego interesu naszego przedsiębiorstwa lub osoby trzeciej i jeżeli interesy, podstawowe prawa i wolności podmiotu danych nie przeważają nad tymi pierwszymi, podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Ogólne informacje o usuwaniu i okresie przechowywania danych

Dane osobowe podmiotu danych zostaną usunięte lub zablokowane niezwłocznie po tym, gdy przestanie obowiązywać cel ich przechowywania. Ponadto dane mogą być przechowywane w przypadku, jeśli zostało to przewidziane ustawodawstwem europejskim lub krajowym w rozporządzeniach, ustawach lub innych przepisach unijnych, którym podlega administrator. Do blokady lub usunięcia danych dojdzie również po upływie okresu przechowywania określonego w wyżej wymienionych normach, chyba że istnieje wymóg dalszego przechowywania danych w celu zawarcia lub realizacji umowy.

W szczególności oznacza to:

Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie zgody na przetwarzanie danych (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), przetwarzanie kończy się z chwilą cofnięcia przez Państwo zgody, chyba że zachodzi inna podstawa prawna przetwarzania danych, co ma miejsce w przypadku, gdy w chwili cofnięcia zgody nadal będziemy uprawnieni do przetwarzania Państwa danych w celu wykonania umowy lub jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony naszych uzasadnionych interesów (w każdym przypadku patrz poniżej).

Jeżeli w drodze wyjątku przetwarzamy dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) w ramach wcześniej dokonanej analizy, będziemy je przechowywać do czasu ustania prawnie uzasadnionego interesu, dojścia do odmiennego wniosku w wyniku przeprowadzenia analizy lub skutecznego złożenia sprzeciwu z Państwa strony zgodnie z 21 RODO (por. „Uwaga dotycząca szczególnego prawa do sprzeciwu” poniżej w punkcie C.).

Jeżeli przetwarzamy dane w celu wykonania umowy, to przechowujemy je do czasu ostatecznego wykonania umowy i jej rozliczenia oraz do czasu, gdy nie można już dochodzić roszczeń z tytułu umowy, tj. do czasu wystąpienia przedawnienia. Okres przedawnienia wynikający z art. 118 kodeksu cywilnego wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata, przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Jeśli istnieją prawnie uzasadnione przesłanki, by przyjąć, że jest to w określonym przypadku istotne, to przechowujemy dane osobowe dłużej niż ten okres. Podane okresy przedawnienia rozpoczynają się z dniem następującym, po dniu, w którym roszczenie stało się wymagalne, tj. wierzyciel mógł dochodzić swojego roszczenia przed sądem..

Jednocześnie zwracamy uwagę, że podlegamy również ustawowym okresie przechowywania dokumentów i informacji wynikających z przyczyn podatkowych i księgowych. Zobowiązuje nas on do przechowywania określonych danych, jako dowodów księgowych, do których mogą również należeć dane osobowe, przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dany dowód księgowy został wytworzony. W przypadku, gdy dokumenty zawierające dane osobowe są również dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg podatkowych, dane osobowe są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z którym określony dokument jest związany (np. faktura VAT zawierająca dane osobowe jest przechowywana przez powyższy okres, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT związanego z wystawieniem faktury). Te okresy przechowywania mają charakter nadrzędny w odniesieniu do wymienionego powyżej obowiązku usunięcia danych.
Podstawą prawną przechowywania ze względu na obowiązek prawny jest art. 6 ust.1 lit. c) RODO.

Ogólne informacje o źródłach danych osobowych

Dane osobowe przetwarzane przez nas w ramach korzystania z aplikacji pochodzą przede wszystkim od samych osób, których dane dotyczą, ponieważ jako użytkownicy aplikacji przekazują nam one za pośrednictwem swojego urządzenia końcowego informacje, takie jak adres IP lub informacje o urządzeniu. (np. wewnętrzny identyfikator urządzenia, wersja systemu operacyjnego, czas dostępu).

W drodze wyjątku przetwarzane przez nas dane osobowe mogą również pochodzić od stron trzecich, na przykład jeśli dana osoba działa w aplikacji w imieniu strony trzeciej.

Ogólne informacje o kategoriach, celach i podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Użytkownicy aplikacji
• Klienci

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO):

Użytkownicy naszej aplikacji są już klientami naszego rozwiązania ERP „IN-FORM”, zatem dane osobowe (dane podstawowe, dane umowne) są już przetwarzane na podstawie umowy. Przetwarzamy już dane naszych klientów w celu realizacji umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dodatkowe dane zebrane od użytkowników w toku korzystania z aplikacji będą, w miarę możliwości, gromadzone i przetwarzane przez nas w sposób nieosobowy. Adres IP jest przetwarzany wyłącznie anonimowo. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach mamy do czynienia z danymi osobowymi, przetwarzamy je w celu realizacji umowy zawartej między nami a klientem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) lub w celu zabezpieczenia naszych uzasadnionych interesów na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO. Nasze uzasadnione interesy obejmują nasz interes w zakresie bezpieczeństwa i integralności aplikacji oraz danych na naszym serwerze internetowym (w szczególności wykrywanie usterek i błędów oraz śledzenie nieuprawnionego dostępu), a także interesy w zakresie marketingu i zbierania danych statystycznych (sposób korzystania i zakres korzystania z aplikacji w celu ulepszania aplikacji oraz naszych usług i ofert). W ramach procesu wyważenia doszliśmy do wniosku, że przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony wyżej wymienionych uzasadnionych interesów oraz że Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności wymagające ochrony danych osobowych nie przeważają.

Ogólne informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przekazywane stronom trzecim lub w inny sposób tylko wtedy, gdy będzie to konieczne do celów realizacji umowy lub do celów rozliczeniowych lub jeżeli zajdzie uzasadniony interes w ujawnieniu / przekazaniu danych, a Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności nie będą przeważały lub jeśli wcześniej skutecznie wyrazili Państwo na to zgodę.

Kategorie odbiorców mogą być następujące: usługodawcy, dostawcy, podwykonawcy, którzy wspierają nas w tworzeniu, utrzymaniu, konserwacji i eksploatacji aplikacji.

 

B. Zakres przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem naszej aplikacji

Zasadniczo gromadzimy i wykorzystujemy dane osobowe użytkowników w ramach korzystania z naszej aplikacji, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia jej funkcjonalnościami oraz udostępnienia naszych treści i usług. Gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych naszych użytkowników zwykle odbywa się wyłącznie za zgodą użytkownika. Wyjątek ma zastosowanie w przypadkach, w których nie można uzyskać uprzedniej zgody z przyczyn faktycznych i/lub przetwarzanie danych jest dozwolone na podstawie ustawowych przepisów.

Informacje zbierane podczas pobierania

Przy pobieraniu aplikacji określone wymagane informacje są przesyłane do wybranego sklepu z aplikacjami (np. Google Play lub Apple App Store), w szczególności nazwa użytkownika, adres e-mail, numer klienta konta, czas pobierania, informacje o płatnościach i indywidualny kod urządzenia. Przetwarzanie tych danych odbywa się wyłącznie za pośrednictwem danego sklepu z aplikacjami i nie mamy na nie wpływu.

Hosting, serwer i działanie aplikacji

Serwer IN-Software PROXY (serwer podstawowy, który nawiązuje komunikację między instalacją IN-FORM a aplikacją IN-Software) jest hostowany w AWS (Amazon Web Services). Korzystamy wyłącznie z centrów danych w regionie UE-Central (Frankfurt). W związku z tym dane nie opuszczają UE ani EOG.
Zawarliśmy z tym dostawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, która obejmuje zgodę na standardowe klauzule umowne UE.

Operatorem infrastruktury jest firma IN-Software GmbH z siedzibą w Niemczech, czyli na terenie UE. IN-Software GmbH podpisała również z nami umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zarządzanie danymi (przechowywanie danych, np. danych o ruchu) odbywa się wyłącznie w systemie klienta.

Informacje zbierane automatycznie w toku użytkowania

W ramach korzystania z aplikacji automatycznie gromadzimy określone dane, które są wymagane do korzystania z aplikacji. Są one zapisywane w plikach logów serwera.

Należą do nich:

• wewnętrzny identyfikator urządzenia,
• data i godzina dostępu do aplikacji,
• data i godzina pobrania zawartości aplikacji (dla celów statystycznych),
• pobrany(-e) plik(-i),
• ilość pobranych/wysłanych danych,
• system operacyjny, wersja systemu operacyjnego

Dane te są nam automatycznie przesyłane, ale nie są zapisywane. Są one przetwarzane oddzielnie od innych danych. Dane te nie są przetwarzane wraz z innymi danymi osobowymi użytkownika.

Ponadto serwer proxy AWS nie przechowuje żadnych danych, służy jedynie do transmisji danych. Zapisuje dane w pamięci tylko dopóki, dopóty jest to konieczne. Serwer proxy wysyła jednak protokoły do usługi AWS CloudWatch w przypadku niepowodzenia operacji. Dane te obejmują informacje o systemie, wersji serwera proxy, wersji aplikacji, wersji IN-FORM, dacie, rozmiarze danych oraz danych, które spowodowały problem.

Cele przetwarzania danych: Tymczasowe przetwarzanie danych przez system jest konieczne w celu udostępnienia Państwu usługi i związanych z nią funkcji, do udoskonalania funkcji i funkcjonalności aplikacji oraz do zapobiegania i eliminowania nadużyć i usterek. W tym celu adres IP użytkownika musi być zapisany przez czas trwania sesji.

Przechowywanie w plikach dziennika ma na celu zapewnienia funkcjonalności aplikacji. Ponadto wykorzystujemy dane do optymalizacji naszej oferty i aplikacji oraz do zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych. Nie dokonujemy oceny danych w celach marketingowych ani statystycznych w tym kontekście.

Podstawa prawna przetwarzania danych: Przetwarzanie danych jest uzasadnione tym, że (1) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy między podmiotem danych a nami zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu korzystania z aplikacji lub ( 2) mamy w tym prawnie uzasadniony interes, aby zapewnić funkcjonalność i bezbłędne działanie aplikacji oraz móc oferować usługi odpowiadające wymogom rynku i interesom, który to interes przeważa nad Państwa prawami i interesami w zakresie ochrony Państwa danych osobowych w rozumieniu art. 6 ust.1 lit. f) RODO.

Czas trwania przechowywania: Dane zostaną usunięte w chwili, gdy przestaną być potrzebne do osiągnięcia celu, dla którego zostały zgromadzone. W przypadku gromadzenia danych w celu udostępnienia aplikacji ma to miejsce, gdy dana sesja została zakończona. Jeżeli dane są przechowywane w plikach dziennika, ma to miejsce najpóźniej po 24 godzinach. Przechowywanie wykraczające poza te przypadki jest możliwe. Wówczas adresy IP użytkowników zostaną usunięte lub zaszyfrowane, dzięki czemu przyporządkowanie urządzenia uzyskującego dostęp nie będzie już możliwe.

Możliwość sprzeciwu i usunięcia: Gromadzenie danych w celu udostępniania aplikacji i przechowywanie danych w plikach dziennika jest niezbędne do działania aplikacji. W związku z tym użytkownikowi nie przysługuje prawo do zgłoszenia sprzeciwu.

Utworzenie konta użytkownika (rejestracja) i zgłoszenie

Korzystanie z aplikacji jest zasadniczo zarezerwowane dla klientów, którzy korzystają z naszego oprogramowania IN-FORM i którzy zawarli z nami umowę na bieżące utrzymanie i serwis oprogramowania.

W momencie logowania wykorzystujemy Państwa dane dostępowe IN-FORM (numer licencji, nazwa użytkownika i hasło użytkownika oprogramowania IN-FORM), aby zapewnić Państwu dostęp do konta użytkownika i zarządzać nim. Konfiguracja nowego mobilnego urządzenia końcowego jest zabezpieczona przez dodatkowy proces uwierzytelniania. Dzięki temu powstaje bezpieczne połączenie między Państwa mobilnym urządzeniem końcowym a instalacją IN-FORM. Mogą się Państwo również zalogować się jako gość, jeśli chcą Państwo przetestować aplikację. Nie wymaga to podania danych osobowych. Rejestracja w charakterze gościa umożliwia jedynie przegląd funkcji aplikacji. W tym celu w aplikacji przechowywane są dane demonstracyjne. Dane te są danymi fikcyjnymi, których nie można przypisać do konkretnych osób.

Cele przetwarzania danych: Posługujemy się obowiązkowymi informacjami, aby uwierzytelnić użytkownika podczas logowania i odpowiedzieć na prośby o zresetowanie hasła. Dane, które podają Państwo podczas rejestracji lub logowania, będą przez nas przetwarzane i wykorzystywane, (1) w celu weryfikacji Państwa uprawnień do zarządzania kontem użytkownika; (2) w celu wyegzekwowania warunków korzystania z aplikacji oraz wszystkich powiązanych praw i obowiązków oraz (3) do skontaktowania się z Państwem w celu wysłania Państwu uwag technicznych lub prawnych, aktualizacji, zgłoszeń o bezpieczeństwie lub innych wiadomości związanych z administrowaniem kontem użytkownika.

Podstawa prawna przetwarzania danych: Przetwarzanie danych jest uzasadnione tym, że (1) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy między podmiotem danych a nami zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu korzystania z aplikacji lub w przypadku rejestracji gościa znajdujemy się na odpowiednim etapie przedumownym lub ( 2) mamy w tym prawnie uzasadniony interes, aby zapewnić funkcjonalność i bezbłędne działanie aplikacji, który to interes przeważa nad Państwa prawami i interesami w zakresie ochrony Państwa danych osobowych w rozumieniu art. 6 ust.1 lit. f) RODO.

Czas trwania przechowywania: Przechowujemy dane dostępowe w formie zaszyfrowanej dopóki, dopóty mają Państwo uprawnienia dostępu do aplikacji. Przechowywanie danych dostępowych zostaje zatem zakończone w momencie, gdy wypowiedzenie korzystania z aplikacji z Państwa lub naszej strony stanie się skuteczne.

Możliwość sprzeciwu i usunięcia: Przechowywanie i przetwarzanie danych dostępowych są absolutnie niezbędne do korzystania z aplikacji. Dlatego mogą Państwo zakończyć ten rodzaj przetwarzania danych tylko poprzez rozwiązanie / wypowiedzenie umowy użytkownika w odniesieniu do aplikacji.

Korzystanie z Firebase Crashlytics

Korzystamy z usługi Firebase Crashlytics firmy Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia lub, jeśli nie są Państwo rezydentem UE, firmy Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA w celu przeprowadzenia sprawnej identyfikacji problemów związanych z funkcjonalnością aplikacji. Aby poprawić stabilność i niezawodność naszej aplikacji, polegamy na anonimowych raportach o awariach.

Firebase jest częścią platformy Google Cloud Platform i oferuje różne usługi dla twórców aplikacji.

Dane osobowe są przetwarzane w przypadku niektórych usług Firebase. W przypadku usługi Crashlytics, z której korzystamy, dane osobowe zasadniczo nie są przetwarzane. W przypadku awarii na serwery Google w USA przesyłane są anonimowe informacje (stan aplikacji w momencie awarii, UUID instalacji, ślad awarii, producent i system operacyjny telefonu komórkowego, ostatnie komunikaty dziennika). Informacje te nie zawierają żadnych danych osobowych.

W takim przypadku wykorzystywane dane osobowe ograniczają się do tzw. identyfikatorów instancji, które opatrzone są znacznikiem czasu. Identyfikatory instancji utworzone przez Firebase są używane tylko raz i dlatego umożliwiają przypisanie do określonych zdarzeń lub procesów. Gromadzone dane nie są danymi osobowymi i nie podejmujemy żadnych działań w celu ich późniejszej personalizacji. Zgromadzone dane wykorzystujemy do przeprowadzenia oceny raportów o awariach.

Firebase wykorzystuje te dane w naszym imieniu do celów wymienionych poniżej. Zawarliśmy odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, w której Google zapewnia nas, że będzie przestrzegać wymogów Ogólnego Rozporządzenia UE o Ochronie Danych. Ponadto uzgodniliśmy z Google standardowe klauzule umowne UE, w których Google zapewnia nam odpowiedni poziom ochrony danych. Naszym zdaniem istnieją wystarczające gwarancje bezpieczeństwa danych. Oświadczenie o ochronie danych oraz dalsze uwagi i informacje od Google dotyczące przetwarzania danych można sprawdzić tutaj: https://policies.google.com/privacy

Cele przetwarzania danych: Wykorzystujemy dane osobowe do szybkiego i rzetelnego sprawdzania raportów o awariach oraz do usuwania przyczyn. Celem przetwarzania danych jest zatem to, aby umożliwić korzystanie z aplikacji bez błędów i problemów technicznych.

Podstawa prawna przetwarzania danych: Raporty o awariach będą wysyłane tylko za Państwa wyraźną zgodą. Podstawę prawną przekazywania danych stanowi zatem art. 6 ust. 1 ust. 1 lit. a) RODO.

Korzystając z aplikacji na iOS, mogą Państwo wyrazić zgodę w ustawieniach aplikacji lub po awarii. W przypadku aplikacji na Androida podczas konfigurowania urządzenia mobilnego można ogólnie wyrazić zgodę na przesyłanie powiadomień o awariach do Google i twórców aplikacji.

Zgoda obejmuje również niezbędny transfer danych do USA. Stany Zjednoczone są oceniane przez Europejski Trybunał Sprawiedliwości jako kraj o nieodpowiednim poziomie ochrony danych zgodnie ze standardami UE. W szczególności istnieje ryzyko, że Państwa dane mogą być przetwarzane przez organy USA w celach kontrolnych i monitorujących, ewentualnie bez możliwości dochodzenia roszczeń. Jeśli nie wyrażą Państwo zgody, żadne dane nie będą przez Google przetwarzane.

Czas trwania przechowywania: Przechowywane w ten sposób dane zostaną usunięte najpóźniej z chwilą cofnięcia przez Państwo zgody, tj. jeżeli złożą Państwo wobec nas oświadczenie o tym, że nie życzą sobie Państwo, aby Państwa dane były dalej przetwarzane. Takie oświadczenie można złożyć w dowolnym momencie.

Możliwość sprzeciwu i usunięcia: Należy pamiętać, że cofnięcie zgody i związane z tym zmiany obowiązują tylko w odniesieniu do przyszłości.

Szyfrowanie transmisji danych aplikacji

Aplikacja, a tym samym transmisja danych za jej pośrednictwem, są szyfrowane zgodnie ze standardem SSL (protokół HTTPS).

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich (kraje UE/EOG)

Możliwe jest przekazanie danych osobowych do kraju spoza Unii Europejskiej (UE) lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) („przekazanie do kraju trzeciego”). Jeśli taki transfer będzie miał miejsce lub będzie możliwy, zwrócimy na to uwagę w opisie odpowiedniego narzędzia, wtyczki lub technologii stosowanej w ramach naszych informacji o ochronie danych, między innymi poprzez wskazanie siedziby dostawcy (np. „USA”) i co do zasady podanie dalszych informacji na temat możliwych transferów danych do tzw. państw trzecich.

Zwracamy uwagę, że przy każdym transferze do krajów trzecich z wyprzedzeniem sprawdziliśmy, czy istnieje odpowiednia podstawa prawna. Podstawy prawne wynikają z art. 44 - 50 RODO. W przypadku braku decyzji UE w sprawie odpowiedniego poziomu ochrony danych w kraju odbiorcy danych, zwyczajowo uzgadniamy z nim standardowe klauzule ochrony danych UE. Odbiorca danych zobowiązuje się do podjęcia szeroko zakrojonych środków w celu ochrony danych, tak aby poziom ochrony danych można było uznać za odpowiedni.

Może się również zdarzyć, że odbiorca danych posiada własne zasady ochrony danych zatwierdzone przez właściwy organ ochrony danych (tzw. wiążące reguły korporacyjne, BCR). W takim przypadku możemy realizować transfer danych również na podstawie takiego BCR.

W przypadku transferów danych do USA staraliśmy się zapewnić ochronę danych poprzez daleko idące porozumienia.

C. Prawa podmiotu danych

Jeżeli przetwarzane są Państwa dane osobowe, są Państwo „podmiotem danych” i mają Państwo wobec nas jako administratora następujące prawa:

Prawo do informacji

Mają Państwo prawo otrzymać od nas bezpłatne potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe. W takim przypadku mają Państwo prawo do informacji o tych danych osobowych oraz do dalszych informacji wynikających z art. 15 RODO. Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem.

Prawo do sprostowania

Mają Państwo prawo zażądać od nas niezwłocznego sprostowania wszelkich błędnych danych osobowych, które Państwa dotyczą. Mają Państwo również prawo – z uwzględnieniem celów przetwarzania, o których mowa powyżej – żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych – w tym składając uzupełniające oświadczenie. Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem.

Prawo do usunięcia

Mają Państwo prawo zażądać natychmiastowego usunięcia swoich danych osobowych, jeżeli spełniony jest jeden z wymogów określonych w art. 17 RODO. Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Mają Państwo prawo żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie, jeśli spełniony jest jeden z wymogów określonych w art. 18 RODO. Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem.

Prawo do informacji

Jeżeli skorzystali Państwo z prawa do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania wobec administratora, administrator jest zobowiązany powiadomić wszystkich odbiorców, którym ujawniono Państwa dane osobowe, o tym sprostowaniu lub usunięciu danych lub ograniczeniu przetwarzania, chyba że okaże się to niemożliwe lub wymaga nieproporcjonalnego wysiłku.

Przysługuje Państwu wobec administratora prawo do otrzymywania informacji o tych odbiorcach.

Prawo do przenoszenia danych

Mają Państwo prawo otrzymać dotyczące Państwa dane osobowe, które nam Państwo przekazali, w ustrukturyzowanym, ogólnie dostępnym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz mają Państwo prawo przekazać te dane innemu administratorowi bez przeszkód z naszej strony, jeżeli spełnione są wymogi art. 20 RODO. Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania ze względu na uzasadniony interes

Jeżeli na zasadzie wyjątku przetwarzamy dane osobowe na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO (tj. na podstawie uzasadnionego interesu), mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących Państwa danych osobowych z przyczyn wynikających z Państwa szczególnej sytuacji. Jeżeli nie jesteśmy w stanie udowodnić żadnych ważnych uzasadnionych powodów dalszego przetwarzania, które przeważają nad Państwa interesami, prawami i wolnościami lub jeżeli przetwarzamy Państwa dane w celu marketingu bezpośredniego, zaprzestaniemy ich przetwarzania (patrz art. 21 RODO). Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem.

Prawo do odstąpienia od umowy za wyrażoną zgodą

Mają Państwo prawo w każdej chwili odwołać zgodę na gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych ze skutkiem na przyszłość. Mogą Państwo skontaktować się z nami w tej sprawie listownie lub e-mailem. Nie wpływa to na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody do momentu jej cofnięcia.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Mają Państwo prawo nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu – w tym profilowaniu – która wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub która w podobny sposób istotnie na Państwo wpływa, chyba że decyzja taka jest konieczna do zawarcia lub wykonania umowy między Państwem a nami, jest dopuszczalna na podstawie przepisów prawa Unii lub państw członkowskich, którym podlegamy, a te przepisy prawa obejmują odpowiednie środki w celu zabezpieczenia Państwa praw i wolności oraz Państwa prawnie uzasadnionych interesów lub jest podejmowana za Państwa wyraźną zgodą.

Takie automatyczne decyzje nie są przez nas podejmowane.

Dobrowolne podanie danych

Jeżeli podanie danych osobowych jest wymagane na podstawie przepisów ustawowych lub umowy, co do zasady informujemy o tym przy pobieraniu danych. W niektórych przypadkach gromadzone przez nas dane są wymagane do zawarcia umowy, a mianowicie, gdy w inny sposób nie jesteśmy w stanie w ogóle lub w wystarczającym stopniu wypełnić naszego zobowiązania umownego wobec Państwa. Nie mają Państwo obowiązku podawania danych osobowych. Nieudostępnienie ich może jednak oznaczać, że nie będziemy mogli wykonać lub zaoferować żądanej przez Państwo usługi, czynności, środka itp., lub że zawarcie z Państwem umowy nie będzie możliwe.

Prawo do odwołania się do organu nadzorczego

Bez uszczerbku dla innych praw mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim swojego miejsca zamieszkania, swojego miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, jeśli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych.

Właściwym organem dla nas jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, strona internetowa:  https://uodo.gov.pl.

Czy mają Państwo pytania dotyczące niniejszej informacji o ochronie danych, wymienionych tutaj operacji przetwarzania lub Państwa praw jako osoby, której dane dotyczą?

Wewnętrzny inspektor ochrony danych

IN-Software Polska Sp. z o.o.
ul. Ziębicka 25
60-164 Poznań

Tel: +48 61 661-71-21
e-mail: rodo@in-software.com

Zmiany w niniejszej informacji o ochronie danych

Niniejsza informacja o ochronie danych jest stale aktualizowana. Aktualna wersja informacji o ochronie danych jest zawsze dostępna w aplikacji.